Las siglas GTD obedecen al nombre de Getting Things Done, una metodología enfocada en las labores productivas de planificación industrial y conformación de objetivos de mercadeo. Esta plataforma se encarga de mantener ordenadas y priorizadas las tareas de un sector.
Fue lanzada en el 2001 por el ingeniero David Allen en su libro homónimo, titulado como “Organízate con eficacia”.
La metodología GTD trata de optimizar las agendas y enfocarlas en tareas productivas para las empresas en cuestión. Los sistemas de planificación buscan absorber toda la información para ser de utilidad durante el proceso creativo.
Asimismo, es una herramienta eficaz en las juntas de negocios que tratan temas sobre la fijación de objetivos y planes de acción con datos reales y cuantificables.
En qué consiste GTD
A diferencia de otros procesos, Allen afirman que las listas de tareas tienen que ser por segmento o contexto, más no por prioridades. Un claro ejemplo sería una lista de llamadas telefónicas o recados para hacer las compras.
Además, las actividades que no requieran de mucho esfuerzo deberían ser hechas inmediatamente para aligerar cargas mínimas.
Su principal objetivo trata de mantener la facilidad en los procedimientos de almacenamiento, revisión de los datos y
seguimiento de los resultados obtenidos. Sobre los bloqueos mentales, lo ideal es buscar completar las actividades más fáciles.
El creador afirma que el sistema de recordatorio interno o la memoria no es suficiente para el recordatorio de todas las labores e ideas que se pueden tener en un día. Por lo tanto, es positivo anotar estos valores en un tablero o en una agenda digital.
¿Cuáles son los principios del GTD?
Entre los principios más importantes del sistema de Getting Things Done están los siguientes criterios:
Recopilación
Tal y como su nombre lo indica, trata de depositar o reunir todos los datos en “cubos” externos. Aquí se podrá plasmar variables como recordatorios, ideas, seguimientos, planes de acción o estrategias.
El término “cubo” en la tendencia, se refiere a todas las herramientas que se pueden utilizar como los correos electrónicos, agendas, libretas, grabadoras, PDAs o cualquier elemento que sirva.
Procesamiento
Una vez dentro del “cubo”, los usuarios tendrán que decodificar la información siguiendo el siguiente orden de ideas:
- Leer la totalidad de la idea en bruto.
- Entender y procesar el mensaje.
- Añadir adaptaciones y darle mayor forma al proyecto.
- No dejar ninguna idea de vuelta en el cubo, es sano aprovecharlas todas.
Organización
Una vez plasmados todos los objetivos y posibles planes de acción, se procederá a crear un tablero de ejecución, donde todas las variables estarán organizadas según su prioridad. Sin embargo, la tendencia promueve la división de las actividades en los siguientes bloques:
Acciones próximas: son aquellas que requieren de la atención del usuario inmediatamente. La mayoría de las actividades que entran en este bloque son aquellas que no pueden esperar y serán las más inmediatas de hacer.
Actividades inmediatas: en este bloque irán todas las labores que no acumulen más de dos minutos de conformación. El método GTD propone que las personas tienen que hacer inmediatamente todos los objetivos rápidos.
Proyectos: en esta carpeta irán todos los trabajos que requieren de mayor organización y tiempo. También incluye aquellas tareas que requieren de aprobación u otras acciones para consignarlas.
En espera: estas son las bien llamadas actividades en “cuarentenas creativa”, pues están en lista de espera para ser integradas como labores en proceso. Anexa aquellas que han sido delegadas y puesta para un plazo próximo.
Algún día/Quizá: trata de los planes de acción que se esperan hacer algún día, pero que no se tiene una fecha
próxima para hacerlo. Un ejemplo sería la necesidad de aprender mandarín o alemán.
Revisión
Esta es una de las secciones más importantes, pues una vez pautado todas las actividades, se procederá a la revisión de las acciones a tomar y recordatorios pendientes. Es un criterio base para asegurarse de que no se está olvidando
nada.
También es una manera particular para descartar alguna labor que sea inútil o aquellas que pueden ser realizadas rápidamente en ese momento.
Una disciplina de GTD es que los objetivos sean revisados, por lo menos, una vez por semana con la finalidad de actualizar las listas y definir nuevos criterios operacionales. Estos ítems fueron creados con la finalidad de ser aplicados en formatos industriales, pero pueden ser de utilidad para la vida cotidiana de las personas que no logren organizarse.
Hacer las actividades
La simplificación del proceso de planificación es vital para el formato propuesto por Allen, pues afirma que lo más importante es la conformación de las actividades prescritas. Especialmente, cuando la lista de labores supera los 15
ítems.
Igualmente, esta sección incluye la ejecución de estrategias y planes de acción, pero los usuarios tendrán la oportunidad de definir nuevos esquemas o los resultados de la acción. También podrás hacer otras labores express o rápidas que salgan en el momento.
Importancia del Calendario en el Getting Things Done
El creador del Getting Things Done afirma que los calendarios son los mejores aliados para la conformación de objetivos operacionales. Pues, son unidades medibles para la fijación de lapsos en las actividades.
De hecho, apunta que aquellas administraciones que utilizan el calendario para sus planificaciones son mucho más exitosas que aquellas que no los utilizan.
Es muy importante que todas las personalidades de la empresa, puedan tener un seguimiento de las citas, reuniones y otros factores que influyen en el trabajo. Los calendarios y las agendas son herramientas para las personas que
no quieran llevar trabajo a casa.
La clave del éxito para tener una buena organización, según la tendencia, es hacer de todas las labores fáciles, sencillas y amigables para todos. Es muy importante que las mentalidades cuadradas, puedan modificar ciertos valores
para hacer los planes de acción en el menor tiempo posible.
Una sugerencia es que el calendario esté dentro de una agenda o un sistema de recordatorios. También que estén organizados alfabéticamente para hacer la búsqueda rápidamente.